Jeder kennt das - 20 neue E-Mails und davon ist eine einzige wichtig. Andere sind vielleicht auch kein Spam, sondern einfach Nachrichten, bei denen man zufällig im Verteiler drin ist, weil irgend jemand "allen Antworten" geklickt hat. Oder man bekommt Newsletter, die durchaus manchmal interessant und gewünscht sind, die aber in der Summe einfach Zeiträuber sind. Den Spam hat der Spamfilter ja automatisch aussortiert, was aber dazu führt, dass man im Junk-Ordner auch noch nachsehen muss, ob relevante Nachrichten vorhanden sind. Die Nachrichtenflut kostet erheblich Zeit!

Außerdem kann man ja nie sicher sein, dass eine E-Mail auch tatsächlich ankommt und gelesen wird. Oft landet sie unbemerkt im Spamfilter, oder wird versehentlich zusammen mit anderen Mails in den Mülleimer verfrachtet.

Hier stellt sich die Frage, ob die E-Mail zur Kommunikation noch das geeignete Medium ist. 

Keine Frage - elektronische Post hat die Kommunikation verändert. Wo man früher einen Brief geschrieben, kouvertiert und versendet hat und danach erst mal drei Tage Zeit bis zur Antwort hatte, passiert das heute im Sekundentakt. Das ist auch gerade der große Nachteil. Jede E-Mail kostet Zeit. Und wenn nun noch erwartet wird, dass man den Empfang jeder E-Mail auch nur kurz bestätigt, dann kostet das bei der Flut der Nachrichten schnell eine Stunde pro Tag, wo man nichts anderes tut, als Nachrichten in Ablageordner zu sortieren oder Kurzantworten "Ich habe die Nachricht empfangen und werde mich schnellstmöglich darum kümmern..." zu schreiben.

Ganz abgesehen davon, dass jede Antwort dafür sorgt, dass man erst mal aus der aktuellen Tätigkeit herausgerissen wird und sich danach erst mal wieder darauf konzentrieren muss.

Was soll man also dagegen tun? Zurück in die Steinzeit und Briefe verschicken? Das ist wohl nicht mehr denkbar. Aber es gibt einige Dinge, die durchaus praktikabel sind, und die helfen, der Flut Herr zu werden:

• Ausschalten der Meldungen "Email empfangen". Setzen Sie sich 2 Zeitpunkte (z.B. 9 Uhr und 14 Uhr), zu denen Sie E-Mails bearbeiten. Teilen Sie das Ihren Kommunikationspartnern mit, damit diese keine sekündliche Reaktion erwarten. In der übrigen Zeit konzentrieren Sie sich auf Ihre produktive Arbeit!
• Wenn es wichtige Dinge gibt: Direkte Kommunikation über Telefon oder z.B. Threema ist eine echte Alternative! ... und man hat jederzeit die Kontrolle, ob die Message angekommen ist.
• Schreiben Sie nie mehr Nachrichten, als Sie selbst bekommen möchten.
• Vermeiden Sie die Funktion "Antwort an alle", wenn es nicht notwendig ist.
• Vermeiden Sie die Weiterleitung von Dokumenten per E-Mail. Eine Speicherung am Server oder in der Cloud stellt sicher, dass nicht zahllose verschiedene Versionen ein und des selben Dokuments herum schwirren und zur Verwirrung sorgen. Es gibt einen Platz (in der Cloud), wo die aktuelle Version liegt und jeder hat Zugriff darauf! Und der Empfänger muss sich nicht überlegen, wo er das Dokument abspeichert, damit er es wieder findet. Die Desktops vieler Arbeitsplätze geben ein gutes Bild über solche Verlegenheitsspeicherungen.
• Vermeiden Sie sterotypes Weiterleiten von Nachrichten, nur damit sie es "vom Tisch" haben. Sie wissen nicht, ob die Nachricht wirklich ankommt (Spamfilter, Löschen... siehe oben)
• Vermeiden Sie endlos lange E-Mail-Ketten in der ganze Diskussionen statt finden. E-Mail ist kein Chat! Und ein Meeting oder auch eine Telefonkonferenz mit einen danach in der Cloud zugänglichen Besprechungsprotokoll kostet wesentlich weniger Zeit und schafft Klarheit!